行政担当者向けマニュアル

担当者アカウントでログイン

1. 共有アカウントを使わず、自分のGoogleアカウントでログインします。
2. 管理画面に表示される所属組織、役職、権限を確認します。
3. 共用端末では作業終了後に必ずログアウトします。
4. 権限が不足または所属が違う場合は、システム管理者へ変更を依頼します。

新着情報を一次確認する

1. 匿名要請、公式情報、AIが収集したSNS情報を情報源ごとに区別します。
2. 緊急性、生命危険、場所、対象人数、必要な支援、連絡可否を確認します。
3. 重複案件を検索し、同一案件をまとめます。
4. 生命危険が疑われる場合は、システム内処理だけで終わらせず消防・警察等へ連携します。

AI・SNS由来の情報は、現地または公的情報で確認するまで必ず未確認として扱います。

公開情報と個人情報を分ける

1. 公開地図には概略位置、支援種別、確認状態など必要最小限だけを掲載します。
2. 氏名、電話番号、正確な住所、健康・障害情報は公開欄へ転記しません。
3. 詳細情報の閲覧理由が業務上必要か確認し、不要な閲覧を避けます。
4. 外部団体へ渡す情報は目的と必要範囲を確認し、受け渡し記録を残します。

優先度を決めて割り当てる

1. 生命危険、孤立、医療・介護、乳幼児、高齢者、障害者などの条件を考慮します。
2. 対応できる技能、人数、移動手段、活動範囲を確認して担当者を選びます。
3. 集合場所、安全情報、連絡責任者、完了条件を明記します。
4. 割当後も未着手・対応中・完了を確認し、停滞案件を再調整します。

公式情報を登録・更新する

1. 自治体、気象庁、消防、警察、ライフライン事業者など一次情報を使用します。
2. 情報源URL、発表主体、確認日時、有効期限を記録します。
3. 古くなった情報は削除せず、終了・期限切れ状態を明示して履歴を残します。
4. 訂正時は変更理由を記録し、重大な訂正は関係者へ通知します。

交代・終業時の引き継ぎ

1. 未確認、未割当、対応中、長時間更新がない案件を一覧で確認します。
2. 重要案件、連絡待ち、外部機関との調整事項を次の担当者へ引き継ぎます。
3. 紙や一時ファイルを回収し、定められた場所へ保管または廃棄します。
4. 共用端末からログアウトし、紛失・誤送信等があれば直ちに管理者へ報告します。